Tối Ưu Diện Tích Không Gian Văn Phòng Bằng Giải Pháp Phonebooth

Hiện nay, nhiều tập đoàn lớn và doanh nghiệp FDI đang ưu tiên lựa chọn Phonebooth như một giải pháp phòng họp di động đột phá để tối ưu diện tích và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, việc đầu tư vào những "ốc đảo" cách âm này sẽ trở nên lãng phí nếu bài toán quy hoạch phonebooth không được thực hiện đúng chuẩn. Việc bố trí sai vị trí, thiếu tính kết nối với hệ sinh thái nội thất xung quanh không chỉ gây cản trở luồng giao thông (Traffic flow) mà còn vô tình tạo ra các "góc chết" mới, khiến nhân viên khó tiếp cận và sử dụng hiệu quả.

Để Phonebooth thực sự trở thành trạm làm việc hiệu suất cao thay vì chỉ là một chiếc hộp kim loại vô tri, doanh nghiệp cần một chiến lược sắp đặt khoa học và tinh tế. Hãy cùng The City khám phá các nguyên tắc quy hoạch chuẩn mực giúp kiến tạo không gian làm việc linh hoạt ngay dưới đây.

1. Giải Pháp Phonebooth: Chìa khóa của việc tối ưu diện tích

Trước khi đi vào quy hoạch chi tiết, chúng ta cần hiểu tại sao Phonebooth lại hiệu quả hơn các phương pháp xây dựng truyền thống.

• Loại bỏ diện tích tường ngăn: Một phòng họp nhỏ xây bằng vách thạch cao cho 4 người thường chiếm khoảng 10-12m2 (tính cả độ dày tường và khoảng hở cửa mở). Trong khi đó, một Meeting Pod (Phonebooth cỡ lớn) với công năng tương tự chỉ chiếm khoảng 3-4m2.
• Tận dụng không gian phi truyền thống: Phonebooth có thể đặt ở hành lang rộng, dưới gầm cầu thang, hoặc các góc chết mà bàn ghế văn phòng thông thường không thể bố trí được.
• Tính linh hoạt (Agility): Khả năng di dời của Phonebooth cho phép doanh nghiệp tái cấu trúc layout liên tục mà không tốn chi phí phá dỡ.

2. Chiến lược 1: Xây dựng Phonebooth theo mô hình "Vách ngăn chức năng" (Functional Zoning)

Thay vì xây dựng những bức tường thạch cao vô tri chia cắt không gian, hãy sử dụng Phonebooth kết hợp với hệ thống lưu trữ để tạo thành những vách ngăn "biết thở".

2.1. Kết hợp Phonebooth và Tủ tài liệu

Đây là giải pháp "Tetris" hoàn hảo cho không gian mở.

• Bố trí: Đặt các Phonebooth xen kẽ với các hệ tủ tài liệu văn phòng. Ví dụ: Một dãy gồm [Tủ cao - Phonebooth - Tủ cao].
• Hiệu quả: Dãy này đóng vai trò như một vách ngăn phân chia giữa bộ phận Kinh doanh (cần ồn ào) và bộ phận Kế toán/Kỹ thuật (cần yên tĩnh).
• Tối ưu: Sử dụng các loại tủ đựng tài liệu có cùng chiều sâu với Phonebooth để tạo mặt phẳng đồng nhất, thẩm mỹ. Phần không gian phía trên tủ tài liệu thấp có thể tận dụng để đặt cây xanh, giúp làm mềm sự khô cứng của các khối hộp.

2.2. Tạo vùng đệm âm thanh

Việc đặt Phonebooth xen kẽ với tủ hồ sơ dày đặc giấy tờ còn tạo ra một lớp cách âm vật lý tự nhiên, ngăn tiếng ồn lan truyền từ khu vực này sang khu vực khác hiệu quả hơn là chỉ để không gian trống.

3. Chiến lược 2: Tối ưu hóa "Điểm chạm" nội thất bên trong

Quy hoạch không gian không chỉ là sắp xếp bên ngoài, mà còn là tối ưu hóa thể tích sử dụng bên trong không gian. Một không gian nhỏ hẹp cần những sản phẩm nội thất tinh gọn nhất.

3.1. Đối với Phonebooth cá nhân (Solo Booth)

Không gian này thường chỉ khoảng 1m2. Đừng lãng phí nó bằng những chiếc ghế cồng kềnh.

• Giải pháp: Sử dụng ghế công thái học dòng lưng lưới, chân xoay gọn gàng. Loại ghế này giúp người dùng dễ dàng xoay người để ra vào trong không gian hẹp mà không bị vướng.
• Nâng cao: Tích hợp bàn nâng hạ loại nhỏ gắn tường. Nhân viên có thể linh hoạt đứng hoặc ngồi làm việc, biến 1m2 này thành trạm làm việc năng động (Active Workstation) thay vì chỉ là chỗ nghe điện thoại.

3.2. Đối với Meeting Pod (4-6 người)

Thay vì cố nhồi nhét một chiếc bàn họp chữ nhật dài tốn diện tích, hãy quy hoạch theo phong cách Lounge.

• Giải pháp: Sử dụng hai băng sofa văn phòng đối diện nhau sát vách tường. Khoảng trống ở giữa đặt một bộ bàn ghế tiếp khách văn phòng nhỏ.
• Lợi ích: Cách bố trí này loại bỏ hoàn toàn khoảng không gian chết dành cho việc kéo ghế ra vào (như khi dùng ghế chân quỳ). Nó giúp Meeting Pod chứa được 4-6 người thoải mái trong một diện tích nhỏ hơn 30% so với cách bố trí bàn ghế truyền thống.

4. Chiến lược 3: Quy hoạch luồng giao thông (Traffic Flow)

Đặt Phonebooth ở đâu để không cản trở lối đi và thuận tiện nhất cho người sử dụng?

4.1. Nguyên tắc "Không quá 10 bước chân"

Khi quay hoạch Phonebooth, các KTS nên lưu ý đặt không gian này  trong bán kính di chuyển nhanh, từ khu vực bàn làm việc nhân viên. Nếu nhân viên phải đi quá xa để nghe điện thoại, họ sẽ có xu hướng nghe luôn tại chỗ, gây ồn ào.

• Vị trí vàng: Cuối các dãy bàn làm việc hoặc các ngã ba giao thông chính trong văn phòng.

4.2. Tránh xung đột với cửa ra vào

Không đặt cửa Phonebooth mở trực diện ra lối đi chính hẹp hoặc mở đập vào các hệ tủ sắt tài liệu thường xuyên được mở ra đóng vào.

• Gợi ý: Nên quy hoạch một khu vực "hốc" riêng (Niche) để đặt Booth, hoặc đặt chúng dựa lưng vào các cột trụ chịu lực của tòa nhà – vốn là những vị trí rất khó bố trí bàn ghế văn phòng.

5. Chiến lược 4: Tận dụng không gian Sảnh và Pantry

Sảnh chờ và Pantry thường là những khu vực có mật độ sử dụng thấp vào giờ làm việc. Hãy biến chúng thành không gian đa năng bằng Phonebooth.

• Tại sảnh chờ: Thay vì chỉ đặt sofa sảnh chờ đơn thuần, hãy đặt thêm 1-2 Phonebooth kính trong suốt. Đây là nơi lý tưởng để khách hàng hoặc ứng viên ngồi chờ phỏng vấn, hoặc thực hiện cuộc gọi cá nhân mà không cần xin password Wifi để vào khu vực nội bộ.
• Tại Pantry: Kết hợp các ghế đôn sofa hoặc ghế đôn tròn xung quanh một Meeting Pod mở. Nhân viên có thể mang laptop ra đây làm việc nhóm trong không gian thoải mái, tách biệt hẳn với áp lực tại khu vực làm việc chính.

6. Bài toán chi phí và hiệu quả (ROI)

Khi so sánh giữa áp dụng giải pháp Phonebooth kết hợp nội thất The City so với xây dựng phòng họp truyền thống, lợi ích kinh tế là rất rõ ràng:

1. Tiết kiệm diện tích thuê: Giảm được 10-15% diện tích thuê nhờ loại bỏ tường ngăn và hành lang chết. Với giá thuê văn phòng hạng A, con số này lên tới hàng nghìn USD mỗi tháng.
2. Tái sử dụng tài sản: Phonebooth, tủ tài liệu , bàn họp chân sắt... đều là tài sản có thể mang đi. Doanh nghiệp bảo toàn được vốn đầu tư (CAPEX) thay vì mất trắng chi phí Fit-out.
3. Tăng năng suất: Một không gian được quy hoạch khoa học, có đủ nơi riêng tư (Booth) và nơi cộng tác (Bàn cụm) sẽ giảm thiểu xao nhãng.

7. Kết luận

Tối ưu diện tích văn phòng không đồng nghĩa với việc ép nhân viên ngồi chật chội hơn. Đó là nghệ thuật quy hoạch không gian thông minh, nơi công nghệ (Phonebooth) và nội thất (The City) giao thoa để phục vụ con người. Bằng cách áp dụng giải pháp Phonebooth một cách khéo léo và kết hợp với hệ thống tủ hồ sơ, bàn ghế văn phòng và các sản phẩm nội thất văn phòng linh hoạt, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mặt bằng mà còn kiến tạo nên một môi trường làm việc Agile, hiện đại và đầy cảm hứng.

Hãy liên hệ với The City để nhận tư vấn layout tối ưu nhất cho văn phòng của bạn.